A IMPORTÂNCIA DO PLANEAMENTO - O PLANO AÇÃO DO NEGÓCIO

Neste artigo vamos abordar:

1- Os 2 maiores erros no Planeamento

2- Os 7 aspectos críticos do Planeamento

3- Principais questões estratégicas do Plano Ação

4- Principais questões táticas e operacionais do Plano Ação

5- Resumo dos 7 Pontos Chave do Plano Ação

6- O valor de ter (e usar) um Plano Ação

Planear é muito mais do que definir Objetivos!

Mais do que o Plano em si, é o ato de Planeamento (construir e executar um Plano Ação) que é o garante do sucesso e sustentabilidade do negócio!

É através do Planeamento que se vai ganhando “sensibilidade” às variáveis do negócio e “refinando” os instrumentos de gestão.

Os resultados (números) do negócio estão intimamente ligados e dependentes do domínio das ferramentas de gestão e controlo das atividades (ações).

Falamos da relação causa-efeito: é na medida que influímos sobre a causa que obtemos o efeito (resultado) desejado.

Nas palavras de Brian Tracy: “Ter um Plano de Ação aumenta em 10 vezes a probabilidade de atingir os resultados”.

Os 2 maiores erros no Planeamento:

1) Concentração exacerbada no resultado.

Tendemos a esquecer o “quadro geral” quando definimos os objetivos (o que queremos atingir/ onde queremos chegar)

Ter o destino bem definido é importante, mas o garante para o atingir e alcançar o resultado pretendido é construir e detalhar o mapa (caminho) – o Plano Ação do Negócio (ao nível estratégico – médio/longo prazo e de execução – curto prazo);

2) Tendemos a planear para prazos demasiado longos.

O Plano Estratégico é anual (1, 3, 5, 10 anos) mas o plano ação / execução é trimestral, com monitorização e avaliação mensal, semanal e diária, sendo ajustável.

Aspectos Críticos do Planeamento :

1) Análise do contexto atual (meio envolvente).

Recomenda-se a utilização da ferramenta SWOT

Ao nível do ambiente (fatores) externo(s) - Oportunidades vs Ameaças, sugere-se a análise PESTEL.

Ao nível da análise interna do negócio (Forças vs Fraquezas) para além de avaliar os recursos e competências internas (incluindo os Ativos e Passivos correntes e não correntes), recomenda-se o benchmarking (análise das melhores práticas do mercado e concorrência) e brainstorming.

Nota: Devemos ser objetivos, sérios e pragmáticos na análise dos factos (pois tendemos a contar uma história sobre os acontecimentos como álibi da nossa responsabilidade sobre os mesmos);

2) Definir com clareza os Objetivos / Metas / Resultados a atingir (o ponto de chegada).

Um objetivo só é alcançável se for SMART (Especifico, Mensurável, Atingível, Relevante e com data associada), caso contrário é um “sonho/desejo”.

Aconselha-se a metodologia OKR´s que associa indicadores de resultados (key Results) aos objetivos, por forma a garantir que o objetivo é atingido, através da definição de métricas que medem o progresso em relação ao objetivo definido;

3) Identificar os obstáculos que podem surgir no processo (caminho).

Para chegar do ponto atual ao ponto desejado é fundamental antecipar eventuais estrangulamentos e prever como ultrapassá-los;

4) Definir as atividades (ações) a executar (desenvolver):

- O Quê,

- Quem,

- Quando,

- Como,

Garantindo métricas e padrões de execução (Indicadores de desempenho – KPI´s);

5) Analisar a concorrência.

Até que ponto o posicionamento da concorrência abre oportunidades para o nosso negócio;

6) Servir o nosso “nicho” de mercado.

Como nos posicionamos e diferenciamos através da nossa proposta de valor para servir o mercado.  Falamos de Segmentação, (re)Target e Posicionamento;

7) Alocação de Recursos – Humanos, Materiais e Financeiros (incluindo alocação do Tempo) às tarefas definidas;

Principais Questões Estratégicas do Plano de Ação:

1) Entender o nosso nicho de mercado,

Escutar o mercado e criar afinidade com clientes,

Refinar a nossa proposta de valor;

2) Organizar a oferta, e ajustar as nossas competências e recursos internos, para dar resposta ao que o nicho deseja (resolver as suas “dores”);

3) Assegurar o canal distribuição e logística que entregue o nosso produto/serviço nas condições ideais ao cliente;

Para dar resposta a estas Questões estratégicas (NICHO de MERCADO, CONCORRÊNCIA, PROPOSTA de VALOR), importa questionar:

1) Quem queremos que nos compre,

2) O que tem que acontecer para que nos comprem em detrimento da concorrência,

3) Como asseguramos que compram repetidamente,

4) O que pode fazer com que deixem de comprar;

Principais questões táticas/operacionais do Plano Ação:

1) Qual o caminho,

2) Quais as atividades concretas que precisam ser executadas,

3) Quais os padrões de performance que devem ser exigíveis,

4) Calendarização:

O que tem que acontecer e quando (início e fim),

ritmo / progresso (millestones),

5) Quais os indicadores chave e padrão de performance (como medir as operações da equipa),

6) Qual a frequência da medição,

7) Quem é o responsável por cada uma das tarefas e das atividades.

RESUMINDO:

- Clareza ponto A e no ponto Z (onde estamos e onde queremos chegar),

- Identificação dos obstáculos,

- Definição de prioridades,

- Definição das Atividades,

- Definição dos Recursos,

- Calendarização,

- Indicadores.

O VALOR DE TER (E USAR) UM PLANO DE AÇÃO:

Quando não planeamos tendemos a focar-nos nas operações diárias (nas tarefas e rotinas), tendo dificuldade em ver o “quadro” com o distanciamento necessário que a gestão nos obriga.

Tendemos a tornar-nos reativos, respondendo aos acontecimentos de forma aleatória e às urgências, sem consciência do que é importante e prioritário, deixando de ter o controlo da nossa atividade e do negócio.

Os acontecimentos aleatórios, o furtuito é que comanda, levando ao desnorte e perda do controlo do nosso tempo, tornando-nos moribundos (não sei onde estou, para onde vou, donde venho) – muita atividade, sem resultados, sem consistência e continuidade ao longo do tempo, causando desgaste.

Sem um plano não tenho como medir o progresso e como consequência saber se estou a evoluir ou a regredir em relação aos objetivos definidos.

Também não há como avaliar o desempenho (se o desempenho é bom ou mau pois não existem referências)

Se não tiver um plano não entendo as variáveis sobre as quais posso atuar nem as relações causa – efeito entre essas variáveis e os respetivos instrumentos de gestão. Não entendemos a relação entre o esforço (as atividades desenvolvidas diariamente) e os resultados obtidos. Se não ganho afinidade com estas variáveis não sei onde colocar  o esforço para obter um determinado resultado.

Sem planeamento tendemos a um esforço inglório para resultados medianos e claramente insuficientes, colocando em causa a sustentabilidade do negócio e da empresa.

É através da construção e execução do Plano de Ação do seu negócio que atinge os objetivos, metas e resultados, garante do sucesso e abundância!